Datenschutzerklärung

Diese Datenschutzerklärung informiert Sie gemäß Art. 13 und Art. 14 DSGVO über die Verarbeitung personenbezogener Daten im Zusammenhang mit der Website daz-pilot.de sowie dem Cloud-Service DaZ Pilot.

1. Verantwortliche Stelle

Für die Verarbeitung personenbezogener Daten von Schüler:innen, Lehrkräften und sonstigen Nutzer:innen in der SaaS-Variante von DaZ Pilot (App und Dashboard) ist die jeweilige Schule bzw. Bildungseinrichtung oder der Ausbildungsbetrieb die verantwortliche Stelle im Sinne von Art. 4 Nr. 7 DSGVO. Die Softstack GmbH verarbeitet diese Daten ausschließlich im Auftrag und nach Weisung der Schule / des Betriebs als Auftragsverarbeiter (Art. 28 DSGVO; vgl. AVV).

Kontaktdaten der Softstack GmbH (Auftragsverarbeiter bzw. – für diese Website – Verantwortliche):

Rollen im Überblick:

• Schule / Bildungseinrichtung / Ausbildungsbetrieb: Verantwortliche Stelle für alle personenbezogenen Daten in DaZ Pilot SaaS (inkl. Schüler:innen- und Lehrkräftedaten).
• Softstack GmbH: Auftragsverarbeiter für den SaaS-Betrieb; Verantwortliche nur für den Betrieb dieser Website (daz-pilot.de) einschließlich Demo-Anfrageformular.

1a. Datenschutzbeauftragte:r

Ein Datenschutzbeauftragter nach § 38 BDSG ist für die Softstack GmbH derzeit nicht bestellt (keine gesetzliche Bestellpflicht). Für Datenschutzanfragen erreichen Sie uns unter hello@softstack.io.

2. Grundsätze der Datenverarbeitung

Wir verarbeiten personenbezogene Daten nur, soweit dies zur Bereitstellung einer funktionsfähigen Website sowie unserer Inhalte und Leistungen erforderlich ist. Die Verarbeitung erfolgt auf Grundlage einer Einwilligung, eines Vertrags bzw. vorvertraglicher Maßnahmen, gesetzlicher Pflichten oder berechtigter Interessen (Art. 6 Abs. 1 DSGVO), jeweils wie nachstehend angegeben.

3. Welche Daten wir verarbeiten (Art. 13 DSGVO)

3.1 Beim Besuch dieser Website

Zweck: technische Bereitstellung, Sicherheit und Stabilität der Website.

Beim Aufrufen unserer Website werden durch den Browser des Nutzers automatisch Informationen an den Server übermittelt und temporär in sogenannten Server-Log-Dateien gespeichert:

• IP-Adresse des anfragenden Rechners (anonymisiert)
• Datum und Uhrzeit des Zugriffs
• Name und URL der abgerufenen Datei
• Website, von der aus der Zugriff erfolgt (Referrer-URL)
• Verwendeter Browser und Betriebssystem

Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO. Berechtigtes Interesse: Sicherstellung eines fehlerfreien und sicheren Betriebs der Website, Abwehr von Missbrauch und Angriffen.

Speicherdauer: Log-Dateien werden nach spätestens 7 Tagen gelöscht.

Pflicht zur Bereitstellung: Die technischen Zugriffsdaten fallen bei Nutzung der Website zwangsläufig an; ohne Verarbeitung ist ein Aufruf der Website nicht möglich.

3.1a Demo-Anfrageformular

Zweck: Bearbeitung Ihrer Demo- bzw. Kontaktanfrage und Terminabstimmung.

Verarbeitet werden: E-Mail-Adresse, ausgewähltes Modell (Open Source / Cloud) sowie optional ein Wunschtermin.

Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (vorvertragliche Maßnahmen) und – soweit erforderlich – Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (berechtigtes Interesse an einer effizienten Bearbeitung von Anfragen und Organisation von Demos).

Pflicht zur Bereitstellung: Die Angabe der E-Mail-Adresse und des Modells ist für die Bearbeitung der Anfrage erforderlich. Ohne diese Angaben können wir die Anfrage nicht beantworten. Der Termin ist optional.

3.2 In der DaZ Pilot App und im Dashboard (SaaS)

Zweck: Bereitstellung von Fachwortschatz-Training, Bilderkennung, Klassen- und Fortschrittsverwaltung sowie optionaler Moodle-Anbindung für Bildungseinrichtungen und Ausbildungsbetriebe.

Im Rahmen der SaaS-Nutzung von DaZ Pilot werden folgende Datenkategorien verarbeitet. Softstack handelt dabei als Auftragsverarbeiter der jeweiligen Bildungseinrichtung (Art. 28 DSGVO; vgl. AVV).

• Lehrkräfte / Ausbilder:innen: Anzeigename, dienstliche E-Mail-Adresse, Moodle-OIDC-Subject (soweit angebunden), Rollen- und Klassen-Zuordnungen, hochgeladene Unterrichtsmaterialien (PDF)
• Schüler:innen / Auszubildende: pseudonymisiertes Nutzerprofil (via Moodle-OIDC bzw. schulinterne Kennung), Klassen-Zuordnung, Lernfortschritt (gelernte Fachbegriffe, Quiz-Ergebnisse, Lernzeiten, Punkte)
• Administrator:innen: Zugangs- und Verwaltungsdaten zur Schul-Instanz
• Technische Daten: Session-Tokens (SHA-256-gehasht), Audit-Logs kritischer Vorgänge, Geräte-/Browser-Metadaten soweit für Betrieb und Sicherheit erforderlich

Rechtsgrundlagen (seitens Softstack als Auftragsverarbeiter gestützt auf Weisung des Verantwortlichen):

• Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO – Erfüllung des SaaS-Vertrags mit der Bildungseinrichtung (Bereitstellung von App, Dashboard, Training)
• Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO – Erfüllung gesetzlicher Pflichten (z. B. handels- und steuerrechtliche Aufbewahrung von Vertrags- und Rechnungsdaten)
• Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO – berechtigtes Interesse an sicherem Betrieb, Missbrauchsprävention und Weiterentwicklung der Dienste (Logs, Health-Monitoring), soweit nicht überwiegende Interessen der Betroffenen entgegenstehen

Personenbezogene Daten von Schüler:innen werden ausschließlich pseudonymisiert gespeichert. Die schulinterne Zuordnung erfolgt über die Moodle- bzw. OIDC-Kennung der Bildungseinrichtung.

Pflicht zur Bereitstellung: Welche Angaben für die Nutzung erforderlich sind, legt die jeweilige Bildungseinrichtung fest. Ohne die zur Authentifizierung und Klassenverwaltung notwendigen Daten ist eine Nutzung von DaZ Pilot nicht möglich.

3.3 Kamera und Bilderkennung

Zweck: Erkennung von Werkzeugen und Unterrichtsgegenständen zur Anzeige des passenden Fachbegriffs.

Die Mobile App benötigt Kamerazugriff. Frames bzw. Bilder werden über TLS an das Backend übertragen, dort vorverarbeitet (u. a. Frame-Extraktion, Schärfefilter) und vom ML-Service (SigLIP 2 SO400M / LinearSVC) klassifiziert. Rohbilder werden nicht dauerhaft dem Nutzerprofil zugeordnet; Vektor-Embeddings und Fachbegriffs-Zuordnungen können schulbezogen gespeichert werden. Die Speicherdauer richtet sich nach dem Löschkonzept.

Text-to-Speech (Aussprache) läuft On-Device und ohne externe Cloud-TTS-Dienste.

Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (Erfüllung des Nutzungsvertrags / der Leistungsbeschreibung) bzw. Weisung des Verantwortlichen im Rahmen der Auftragsverarbeitung.

3.4 Automatisierte Entscheidungsfindung / Profiling

Es findet keine automatisierte Entscheidungsfindung im Sinne von Art. 22 DSGVO und kein Profiling mit Rechtswirkung oder ähnlicher erheblicher Beeinträchtigung statt. Quiz- und Fortschrittsdaten dienen ausschließlich der Lernunterstützung und der Übersicht für Lehrkräfte.

3a. Daten, die nicht bei Ihnen erhoben wurden (Art. 14 DSGVO)

Soweit Softstack im Auftrag der Bildungseinrichtung Daten verarbeitet, die nicht unmittelbar von der betroffenen Person stammen, gilt ergänzend:

• Kategorien: Kontaktdaten und Kennungen von Lehrkräften, pseudonymisierte Schüler:innen-Profile, Klassen-Zuordnungen, Lernfortschritt, ggf. hochgeladene Materialien
• Herkunft / Quelle: die jeweilige Bildungseinrichtung bzw. deren Systeme (insbesondere Moodle / OpenID Connect), ggf. Administrator:innen der Schule oder des Betriebs
• Zweck und Rechtsgrundlage: wie unter Abschnitt 3.2; Softstack verarbeitet nur auf dokumentierte Weisung (AVV)

Die Information der Betroffenen (Art. 13/14 DSGVO) obliegt in diesem Fall primär der verantwortlichen Bildungseinrichtung. Softstack unterstützt gemäß AVV.

4. Empfänger / Datenweitergabe an Dritte

Eine Übermittlung Ihrer persönlichen Daten an Dritte zu anderen als den im Folgenden aufgeführten Zwecken findet nicht statt. Empfänger bzw. Kategorien von Empfängern:

• IONOS SE (Frankfurt am Main) – Hosting und Betrieb der SaaS-Infrastruktur (Auftragsverarbeiter); ISO 27001, BSI C5, BSI IT-Grundschutz; vgl. AVV, Anlage 3
• ggf. IT-Dienstleister der Softstack GmbH unter Weisung und Vertraulichkeitsverpflichtung (soweit eingesetzt)
• Behörden, soweit gesetzlich verpflichtet

Apple Inc. und Google LLC sind als Betreiber der App Stores eigenständig Verantwortliche für die Distribution der Mobile Apps. Die Moodle-Instanz der jeweiligen Schule bzw. des Betriebs liegt im Verantwortungsbereich der Bildungseinrichtung und ist kein Sub-Auftragsverarbeiter der Softstack GmbH.

4a. Übermittlung in Drittländer

Eine Übermittlung personenbezogener Daten in Länder außerhalb der Europäischen Union bzw. des Europäischen Wirtschaftsraums findet im Rahmen des SaaS-Betriebs von DaZ Pilot und dieser Website nicht statt. Hosting und Verarbeitung erfolgen in Deutschland. Es greifen daher keine Angemessenheitsbeschlüsse oder Standardvertragsklauseln.

5. Speicherdauer und Löschung

Wir speichern personenbezogene Daten nur so lange, wie es zur Erfüllung der jeweiligen Zwecke notwendig ist oder gesetzliche Aufbewahrungsfristen dies erfordern (Kriterien und Fristen: Löschkonzept). Kurzübersicht:

• Server-Logs: 7 Tage
• Audit-Logs: 90 Tage
• Lern- und Nutzungsdaten: Ende der Zuordnung bzw. Vertragsende + Portabilitätsfenster (30 Tage), danach Löschung
• Rechnungen/Buchungsbelege: 10 Jahre (§ 147 AO)

Lernfortschrittsdaten können auf Antrag der betroffenen Person jederzeit gelöscht werden (Art. 17 DSGVO), soweit keine Ausnahme greift.

6. Datenportabilität

Schüler:innen und Lehrkräfte können alle eigenen Daten jederzeit als CSV oder JSON exportieren (Art. 20 DSGVO). Der Self-Service-Export ist direkt im Dashboard verfügbar. Nach Vertragsende steht ein 30-tägiges Portabilitätsfenster zur Verfügung (vgl. AGB § 12).

7. Ihre Rechte

Sie haben das Recht auf:

• Auskunft über gespeicherte Daten (Art. 15 DSGVO)
• Berichtigung unrichtiger Daten (Art. 16 DSGVO)
• Löschung Ihrer Daten (Art. 17 DSGVO)
• Einschränkung der Verarbeitung (Art. 18 DSGVO)
• Datenübertragbarkeit (Art. 20 DSGVO)
• Widerspruch gegen die Verarbeitung auf Grundlage berechtigter Interessen (Art. 21 DSGVO)
• Widerruf erteilter Einwilligungen (Art. 7 Abs. 3 DSGVO)

Zur Geltendmachung Ihrer Rechte wenden Sie sich bitte an: hello@softstack.io

Sofern die Softstack GmbH als Auftragsverarbeiter tätig wird, leiten wir Anfragen an die verantwortliche Bildungseinrichtung weiter bzw. unterstützen diese gemäß AVV.

Sie haben außerdem das Recht, sich bei einer Datenschutz-Aufsichtsbehörde zu beschweren (Art. 77 DSGVO). Die zuständige Aufsichtsbehörde für die Softstack GmbH ist:

8. Sicherheit

Wir setzen technische und organisatorische Maßnahmen ein, um Ihre Daten gegen Verlust, Missbrauch und unberechtigten Zugriff zu schützen. Die ausführliche Dokumentation finden Sie unter Technische und organisatorische Maßnahmen (TOM). Wesentliche Punkte:

• TLS 1.3-verschlüsselte Datenübertragung
• Rollenbasiertes Zugriffssystem (Lehrkräfte, Admins, Schüler:innen)
• Minimaldatenspeicherung – nur notwendige Daten werden erhoben
• Audit-Logs für kritische Vorgänge
• Hosting ausschließlich in ISO 27001- und BSI C5-zertifizierten Rechenzentren in Deutschland
• ML-Service nur im privaten Netzwerk erreichbar

9. Cookies

Diese Website verwendet ausschließlich technisch notwendige Cookies (z. B. Session-Cookie für die Anmeldung). Es werden keine Tracking- oder Analyse-Cookies eingesetzt. Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (berechtigtes Interesse an der technischen Bereitstellung) bzw. § 25 Abs. 2 TDDDG für technisch notwendige Speicherungen.

10. Änderungen dieser Datenschutzerklärung

Wir behalten uns vor, diese Datenschutzerklärung bei Bedarf unter Beachtung der geltenden Datenschutzvorschriften anzupassen. Die jeweils aktuelle Version ist stets auf dieser Seite verfügbar.

11. Auftragsverarbeitung für Kunden

Bildungseinrichtungen und Ausbildungsbetriebe, die DaZ Pilot als Cloud-Service nutzen, schließen mit der Softstack GmbH einen Auftragsverarbeitungsvertrag (AVV) gemäß Art. 28 DSGVO. Ergänzend gelten die TOM und das Löschkonzept.

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